Informativa sul trattamento dei dati personali
W.F.B. Srl — Via Romolo Gessi 13, 20146 Milano (MI) — P. IVA 04724770237
Questa informativa riguarda due categorie di persone. Leggi la parte che ti riguarda: sono distinte perché i dati trattati e le ragioni per cui li trattiamo sono diversi.
- Parte A — se sei un dipendente o collaboratore di W.F.B. e usi l'app per i tuoi turni, i tuoi documenti e le comunicazioni con l'ufficio.
- Parte B — se sei un referente di un'azienda cliente e usi il portale per richiedere servizi e consultare i rendiconti.
PARTE A — Dipendenti e collaboratori
In breve (primo livello)
Chi: W.F.B. Srl, il tuo datore di lavoro, è il titolare del trattamento. Cosa: i dati necessari a gestire il rapporto di lavoro: anagrafica, documenti, turni e ore, comunicazioni con l'ufficio. Perché: per eseguire il contratto di lavoro e rispettare gli obblighi di legge — non ti chiediamo un consenso per queste attività, perché sono dovute. Dove: tutti i dati restano su server nell'Unione Europea. I tuoi diritti: accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti previsti dal GDPR; puoi esercitarli scrivendo ai contatti indicati sotto e ricevi risposta entro 30 giorni.
Il testo completo qui sotto spiega ogni punto.
1. Chi tratta i tuoi dati?
Il titolare del trattamento è W.F.B. Srl, Via Romolo Gessi 13, 20146 Milano (MI), P. IVA IT04724770237, email di contatto: privacy@wfbservice.it.
W.F.B. Srl utilizza la piattaforma software MUNUS+ per la gestione del personale, dei turni e dei documenti. La piattaforma è lo strumento; le decisioni su quali dati trattare e perché le prende W.F.B. Srl come tuo datore di lavoro.
W.F.B. Srl non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): per un'impresa di queste dimensioni e con questi trattamenti la nomina non è obbligatoria. Per ogni questione sui tuoi dati puoi scrivere all'indirizzo indicato sopra.
2. Quali dati trattiamo, perché, e cosa succede se non li fornisci?
| Categoria di dati | A cosa servono | Conferimento | Base giuridica |
|---|---|---|---|
| Anagrafica: nome e cognome, sesso, data e luogo di nascita, codice fiscale, matricola | Identificarti in modo univoco e adempiere agli obblighi fiscali, previdenziali e assicurativi | Necessario: senza questi dati il rapporto di lavoro non può essere gestito | Contratto (art. 6.1.b) e obblighi di legge (art. 6.1.c) |
| Recapiti: cellulare, email, residenza e domicilio | Comunicazioni di lavoro (turni, documenti in scadenza) e adempimenti amministrativi | Necessario per le comunicazioni obbligatorie; l'email serve anche come nome utente dell'app | Contratto (art. 6.1.b) |
| Documenti: copia del documento d'identità e attestati professionali (es. HACCP, antincendio) con date di scadenza | Verificare l'identità e l'idoneità alle mansioni: un attestato obbligatorio scaduto rende non assegnabili i turni di quella mansione, a tua e altrui tutela | Necessario per le mansioni che li richiedono; la piattaforma ti avvisa prima della scadenza | Obblighi di legge in materia di lavoro e sicurezza (art. 6.1.c); contratto (art. 6.1.b) |
| Fotografia del volto | Il badge identificativo e la tua riconoscibilità nei luoghi di lavoro dove è richiesta (es. normativa di cantiere) | Necessario dove il contesto lavorativo impone l'identificazione visiva. La foto non è mai mostrata ai clienti di W.F.B. Srl | Obblighi di sicurezza (art. 6.1.c) e contratto (art. 6.1.b). Ogni uso ulteriore della foto, se mai proposto, richiederà il tuo consenso separato e revocabile |
| Turni e ore: turni assegnati e confermati, ore previste ed effettive, assenze (ferie, permessi, malattia, infortunio) | Organizzare il lavoro, conteggiare le ore ai fini della retribuzione e della fatturazione dei servizi ai clienti | Deriva dal rapporto di lavoro | Contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f) |
| Messaggi: la chat tra te e l'ufficio dentro l'app | Coordinamento operativo e ricostruibilità degli accordi presi (chi ha detto cosa, quando) | L'uso della chat è lo strumento di lavoro per le comunicazioni operative | Legittimo interesse (art. 6.1.f). Non usiamo la chat per valutare la tua prestazione |
| Dati dell'account: email di accesso, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), eventuale secondo fattore di autenticazione, data dell'ultimo accesso, iscrizioni alle notifiche | Farti accedere in modo sicuro e proteggere il tuo account | Necessario per usare l'app | Contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) |
| Registro delle operazioni: chi ha creato o modificato i dati e quando, con il motivo per le operazioni rilevanti | Sicurezza, correttezza dei dati e possibilità di ricostruire gli eventi in caso di contestazioni o incidenti | Generato automaticamente dal sistema | Legittimo interesse (art. 6.1.f). Non è uno strumento di controllo della prestazione lavorativa |
I dati non necessari alla gestione del rapporto non ti vengono chiesti. Se in futuro la piattaforma raccogliesse dati facoltativi (es. coordinate bancarie per nuovi servizi), riceverai un aggiornamento di questa informativa prima dell'attivazione.
3. Chi vede i tuoi dati dentro la piattaforma?
L'accesso è profilato per ruolo: solo il personale autorizzato di W.F.B. Srl (amministrazione e operatori) vede i tuoi dati, e gli operatori solo per i siti di loro competenza.
I clienti di W.F.B. Srl presso cui lavori, di regola, non vedono il tuo nome: vedono che un turno è coperto, non da chi. Il nome compare solo verso i clienti espressamente abilitati da W.F.B. Srl e solo per i turni confermati. Non vedono mai la tua foto, i tuoi recapiti, i tuoi documenti o le tue ore complessive; i riepiloghi che ricevono non contengono mai nominativi.
4. A chi vengono comunicati i dati? (fornitori tecnici)
Per far funzionare la piattaforma, W.F.B. Srl si avvale di fornitori che trattano i dati per suo conto, sulla base di contratti conformi all'art. 28 GDPR:
| Società | Funzione | Dati coinvolti | Paese |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | server, database e archiviazione documenti | tutti i dati della piattaforma | Germania (UE) |
| Backblaze Inc. | copia di sicurezza esterna | copie di backup cifrate prima dell'invio: il fornitore non può leggerle | Paesi Bassi (UE) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | invio email (inviti, recupero password, avvisi) | indirizzo email e contenuto delle comunicazioni | Francia (UE) |
Tutti i fornitori trattano i dati nell'Unione Europea.
Notifiche push: se attivi le notifiche sul tuo dispositivo, la consegna passa dal servizio del tuo sistema operativo o browser (Apple, Google o Mozilla, a seconda del dispositivo che tu scegli). Questi servizi ricevono un codice identificativo del dispositivo e un messaggio cifrato che non possono leggere (standard Web Push). Per Google la trasmissione è coperta dalla decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework). Puoi disattivare le notifiche in qualsiasi momento senza conseguenze sul rapporto di lavoro.
I dati possono inoltre essere comunicati, quando la legge lo prevede, a consulenti del lavoro, enti previdenziali e assicurativi e autorità pubbliche, che operano come autonomi titolari. Nessun dato è ceduto a terzi per finalità di marketing, profilazione o addestramento di sistemi di intelligenza artificiale.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati?
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Anagrafica e dati del rapporto di lavoro (turni, ore, assenze) | durata del rapporto + 10 anni (termini civilistici e contabili) |
| Copia del documento d'identità | durata del rapporto + 5 anni |
| Attestati professionali | durata del rapporto + 5 anni (lo storico dei rinnovi documenta l'idoneità nel tempo) |
| Fotografia | rimossa alla cessazione del rapporto entro 30 giorni, salvo obblighi specifici |
| Messaggi della chat | per tutta la durata del rapporto di lavoro. ⚠️ La chat è per costruzione ad accumulo: i messaggi non sono modificabili né eliminabili — nemmeno da chi li ha scritti, ufficio compreso — perché servono a ricostruire gli accordi presi su un turno. Alla cessazione del rapporto vengono rimossi insieme agli altri dati non soggetti a obblighi di conservazione |
| Registro delle operazioni | 5 anni, per sicurezza e accountability |
| Account disattivato | i dati identificativi minimi restano associati alle operazioni storiche per l'integrità del registro; il resto è rimosso o reso anonimo dopo 10 anni |
| Turni conclusi | 10 anni: le ore chiuse diventano la base per la retribuzione e per la fatturazione al cliente, quindi seguono i termini contabili e non sono cancellabili su richiesta |
| Copie di backup | rotazione automatica: le copie scadono entro 30 giorni |
Alla scadenza, i dati vengono cancellati o resi anonimi. La cancellazione si propaga alle copie di backup con la loro rotazione naturale (massimo 30 giorni).
6. Quali sono i tuoi diritti?
Hai il diritto di ottenere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica di quelli inesatti (molti li puoi correggere direttamente dalla tua scheda nell'app), la cancellazione nei casi previsti dall'art. 17 GDPR, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati che hai fornito, e di opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.
Per esercitarli scrivi a privacy@wfbservice.it: riceverai risposta entro 30 giorni. L'esercizio dei tuoi diritti non può comportare alcuna conseguenza negativa sul rapporto di lavoro.
Se ritieni che un trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Nota di trasparenza: alcuni dati non possono essere cancellati finché la legge ne impone la conservazione (es. dati necessari agli adempimenti fiscali e previdenziali). In quel caso riceverai una risposta motivata con l'indicazione di cosa è stato cancellato e cosa no, e perché.
7. Come proteggiamo i tuoi dati?
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, come richiede l'art. 32 del GDPR: connessioni sempre cifrate; password conservate solo in forma cifrata non reversibile e autenticazione a due fattori obbligatoria per il personale di W.F.B. Srl; accessi profilati per ruolo e per sito; dati di ogni azienda isolati dagli altri; blocco automatico dopo pochi tentativi di accesso falliti; copie di sicurezza quotidiane, verificate e conservate anche presso un fornitore esterno in forma cifrata; registrazione delle operazioni rilevanti; sorveglianza continua dei sistemi.
L'elenco completo e aggiornato delle misure è raccolto in un documento tecnico che puoi richiedere in qualsiasi momento scrivendo a privacy@wfbservice.it.
Nessun sistema informatico può dirsi sicuro al 100%, e la legge non lo pretende: l'obbligo è adottare misure adeguate al rischio e saperlo dimostrare, non garantire un risultato assoluto. Se nonostante le misure si verificasse una violazione dei tuoi dati:
- la notifichiamo al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, nei casi previsti dall'art. 33 GDPR;
- te lo comunichiamo direttamente e senza ritardo se la violazione comporta un rischio elevato per i tuoi diritti (art. 34 GDPR), dicendoti che cosa è successo, quali dati sono coinvolti, quali conseguenze sono possibili e che cosa stiamo facendo;
- registriamo l'accaduto, anche quando la notifica non è dovuta.
8. Aggiornamenti di questa informativa
Questa informativa è versionata: ogni modifica produce una nuova versione, con data, e la piattaforma ti chiede di prenderne visione al primo accesso successivo. Le versioni precedenti restano registrate: puoi sempre sapere quale testo hai visto e quando, dalla sezione "Consensi" del tuo profilo.
PARTE B — Referenti delle aziende clienti
In breve (primo livello)
Chi: W.F.B. Srl è il titolare del trattamento dei dati dei referenti e degli utenti del portale. Cosa: dati di contatto professionali e dati dell'account del portale. Perché: gestire il rapporto di servizi tra W.F.B. Srl e l'azienda per cui lavori. Dove: tutti i dati restano su server nell'Unione Europea. Diritti: accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti GDPR, con risposta entro 30 giorni.
1. Chi tratta i tuoi dati?
Il titolare è W.F.B. Srl, Via Romolo Gessi 13, 20146 Milano (MI), P. IVA IT04724770237, email di contatto: privacy@wfbservice.it.
W.F.B. Srl usa la piattaforma MUNUS+ per gestire le richieste di servizio, i turni e la rendicontazione verso i propri clienti. Tu accedi al portale come persona di riferimento dell'azienda cliente per cui operi.
2. Quali dati trattiamo e perché?
| Categoria | A cosa servono | Base giuridica |
|---|---|---|
| Dati di contatto professionale: nome, cognome, ruolo aziendale, email, telefono | Tenere i rapporti operativi e commerciali con l'azienda che rappresenti (richieste di servizio, rendiconti, comunicazioni) | Esecuzione del contratto con l'azienda cliente (art. 6.1.b) e legittimo interesse ai normali rapporti commerciali (art. 6.1.f) |
| Dati dell'account del portale: email di accesso, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), eventuale secondo fattore, data ultimo accesso | Farti accedere al portale in modo sicuro | Contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) |
| Attività sul portale: richieste di servizio create, conferme dei rendiconti (con registrazione di chi conferma e quando), prese visione dei documenti legali | Erogare il servizio e documentare le approvazioni con valore probatorio | Contratto (art. 6.1.b) |
Il conferimento dei dati di contatto è necessario per operare sul portale: senza, l'azienda che rappresenti può comunque ricevere i servizi attraverso i canali tradizionali.
Non trattiamo i tuoi dati per marketing o profilazione.
3. Cosa vedi tu, e cosa vediamo noi
Il portale mostra solo i dati dell'azienda per cui operi: le sue richieste, i suoi siti, i suoi rendiconti. Per riservatezza verso il personale, di regola i nominativi del personale impiegato nei turni non sono visibili e i riepiloghi non contengono mai nominativi.
4. A chi vengono comunicati i dati?
Gli stessi fornitori tecnici della piattaforma, vincolati da contratti ex art. 28 GDPR:
| Società | Funzione | Paese |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | server, database, archiviazione | Germania (UE) |
| Backblaze Inc. | copie di sicurezza cifrate prima dell'invio | Paesi Bassi (UE) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | invio email (inviti al portale, rendiconti, avvisi) | Francia (UE) |
Tutti i fornitori trattano i dati nell'Unione Europea. Per le notifiche push vale quanto descritto nell'informativa generale: consegna tramite il servizio del tuo dispositivo (Apple/Google/Mozilla) con contenuto cifrato che il servizio non può leggere.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati?
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dati di contatto | durata del rapporto con l'azienda cliente + 2 anni |
| Account del portale | fino a revoca dell'accesso da parte di W.F.B. Srl o dell'azienda + 2 anni |
| Rendiconti confermati e registrazioni delle approvazioni | 10 anni (rilevanza contabile e fiscale) |
| Copie di backup | rotazione automatica entro 30 giorni |
6. Quali sono i tuoi diritti?
Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Scrivi a privacy@wfbservice.it: risposta entro 30 giorni. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Se non sei più il referente dell'azienda cliente, segnalacelo: disattiveremo l'account e conserveremo solo quanto necessario a documentare le operazioni già compiute.
7. Sicurezza e aggiornamenti
Valgono le stesse misure descritte nella Parte A: connessioni cifrate, accessi profilati, autenticazione a due fattori obbligatoria per il personale di W.F.B. Srl, isolamento dei dati per azienda, copie di sicurezza cifrate presso un fornitore esterno, registrazione delle operazioni. L'elenco completo è raccolto in un documento tecnico che puoi richiedere scrivendo a privacy@wfbservice.it.
Nessun sistema informatico può dirsi sicuro al 100%: la normativa impone misure adeguate al rischio e la capacità di dimostrarle, non un risultato assoluto. In caso di violazione dei dati la notifichiamo al Garante entro 72 ore nei casi previsti (art. 33 GDPR) e ne diamo comunicazione diretta agli interessati quando comporta un rischio elevato per i loro diritti (art. 34 GDPR).
Questa informativa è versionata: ogni modifica produce una nuova versione e il portale ti chiede di prenderne visione al primo accesso successivo.
Documento aggiornato al 30 agosto 2026.