Política de privacidad — tratamiento de los datos personales
Traducción de cortesía — versión 5. Este texto es una traducción fiel del original italiano, única versión que da fe. En caso de discrepancia, prevalece el texto italiano. El número de versión es el mismo que el del italiano: una traducción no es una versión nueva, es la misma versión en otro idioma.
W.F.B. Srl — Via Romolo Gessi 13, 20146 Milán (MI), Italia — NIF 04724770237
Esta política se refiere a dos categorías de personas. Lee la parte que te concierne: son distintas porque los datos tratados y las razones por las que los tratamos son diferentes.
- Parte A — si eres empleado o colaborador de W.F.B. y usas la aplicación para tus turnos, tus documentos y las comunicaciones con la oficina.
- Parte B — si eres persona de contacto de una empresa cliente y usas el portal para solicitar servicios y consultar los informes.
PARTE A — Empleados y colaboradores
En resumen (primer nivel)
Quién: W.F.B. Srl, tu empleador, es el responsable del tratamiento. Qué: los datos necesarios para gestionar la relación laboral: datos personales, documentos, turnos y horas, comunicaciones con la oficina. Por qué: para ejecutar el contrato de trabajo y cumplir las obligaciones legales — no te pedimos consentimiento para estas actividades, porque son debidas. Dónde: todos los datos permanecen en servidores dentro de la Unión Europea. Tus derechos: acceso, rectificación, supresión y los demás derechos previstos por el RGPD; puedes ejercerlos escribiendo a los contactos indicados abajo y recibes respuesta en 30 días.
El texto completo de abajo explica cada punto.
1. ¿Quién trata tus datos?
El responsable del tratamiento es W.F.B. Srl, Via Romolo Gessi 13, 20146 Milán (MI), Italia, NIF IT04724770237, correo de contacto: privacy@wfbservice.it.
W.F.B. Srl utiliza la plataforma de software MUNUS+ para la gestión del personal, los turnos y los documentos. La plataforma es la herramienta; las decisiones sobre qué datos tratar y por qué las toma W.F.B. Srl como tu empleador.
W.F.B. Srl no ha nombrado un Delegado de Protección de Datos (DPO): para una empresa de estas dimensiones y con estos tratamientos el nombramiento no es obligatorio. Para cualquier cuestión sobre tus datos puedes escribir a la dirección indicada arriba.
2. ¿Qué datos tratamos, por qué, y qué ocurre si no los facilitas?
| Categoría de datos | Para qué sirven | Aportación | Base jurídica |
|---|---|---|---|
| Datos personales: nombre y apellidos, sexo, fecha y lugar de nacimiento, código fiscal, número de empleado | Identificarte de manera unívoca y cumplir las obligaciones fiscales, de seguridad social y de seguros | Necesario: sin estos datos la relación laboral no puede gestionarse | Contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales (art. 6.1.c) |
| Datos de contacto: móvil, correo, residencia y domicilio | Comunicaciones de trabajo (turnos, documentos por caducar) y trámites administrativos | Necesario para las comunicaciones obligatorias; el correo sirve también como nombre de usuario de la aplicación | Contrato (art. 6.1.b) |
| Documentos: copia del documento de identidad y certificados profesionales (p. ej. higiene alimentaria, protección contra incendios) con fechas de caducidad | Verificar la identidad y la aptitud para los puestos: un certificado obligatorio caducado hace que los turnos de ese puesto no sean asignables, en tutela tuya y de los demás | Necesario para los puestos que los exigen; la plataforma te avisa antes de la caducidad | Obligaciones legales en materia laboral y de seguridad (art. 6.1.c); contrato (art. 6.1.b) |
| Fotografía del rostro | La tarjeta identificativa y tu reconocibilidad en los lugares de trabajo donde se exige (p. ej. normativa de obra) | Necesario donde el contexto laboral impone la identificación visual. La foto nunca se muestra a los clientes de W.F.B. Srl | Obligaciones de seguridad (art. 6.1.c) y contrato (art. 6.1.b). Cualquier uso ulterior de la foto, si alguna vez se propusiera, requerirá tu consentimiento separado y revocable |
| Turnos y horas: turnos asignados y confirmados, horas previstas y reales, ausencias (vacaciones, permisos, enfermedad, accidente) | Organizar el trabajo, contar las horas a efectos de la retribución y de la facturación de los servicios a los clientes | Deriva de la relación laboral | Contrato (art. 6.1.b); interés legítimo organizativo (art. 6.1.f) |
| Mensajes: el chat entre tú y la oficina dentro de la aplicación | Coordinación operativa y posibilidad de reconstruir los acuerdos alcanzados (quién ha dicho qué y cuándo) | El uso del chat es la herramienta de trabajo para las comunicaciones operativas | Interés legítimo (art. 6.1.f). No usamos el chat para evaluar tu desempeño |
| Datos de la cuenta: correo de acceso, contraseña (conservada solo de forma cifrada no reversible), eventual segundo factor de autenticación, fecha del último acceso, suscripciones a las notificaciones | Permitirte acceder de forma segura y proteger tu cuenta | Necesario para usar la aplicación | Contrato (art. 6.1.b); interés legítimo en la seguridad (art. 6.1.f) |
| Registro de las operaciones: quién ha creado o modificado los datos y cuándo, con el motivo para las operaciones relevantes | Seguridad, corrección de los datos y posibilidad de reconstruir los hechos en caso de reclamaciones o incidentes | Generado automáticamente por el sistema | Interés legítimo (art. 6.1.f). No es una herramienta de control del desempeño laboral |
Los datos no necesarios para la gestión de la relación no se te piden. Si en el futuro la plataforma recogiera datos opcionales (p. ej. datos bancarios para nuevos servicios), recibirás una actualización de esta política antes de la activación.
3. ¿Quién ve tus datos dentro de la plataforma?
El acceso está perfilado por función: solo el personal autorizado de W.F.B. Srl (administración y operadores) ve tus datos, y los operadores solo respecto de los centros de su competencia.
Los clientes de W.F.B. Srl en cuyas instalaciones trabajas, por regla general, no ven tu nombre: ven que un turno está cubierto, no por quién. El nombre aparece solo ante los clientes expresamente habilitados por W.F.B. Srl y únicamente para los turnos confirmados. Nunca ven tu foto, tus datos de contacto, tus documentos ni tus horas totales; los resúmenes que reciben nunca contienen nombres.
4. ¿A quién se comunican los datos? (proveedores técnicos)
Para el funcionamiento de la plataforma, W.F.B. Srl recurre a proveedores que tratan los datos por su cuenta, sobre la base de contratos conformes al art. 28 del RGPD:
| Sociedad | Función | Datos afectados | País |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | servidores, base de datos y almacenamiento de documentos | todos los datos de la plataforma | Alemania (UE) |
| Backblaze Inc. | copia de seguridad externa | copias de seguridad cifradas antes del envío: el proveedor no puede leerlas | Países Bajos (UE) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | envío de correos (invitaciones, recuperación de contraseña, avisos) | dirección de correo y contenido de las comunicaciones | Francia (UE) |
Todos los proveedores tratan los datos en la Unión Europea.
Notificaciones push: si activas las notificaciones en tu dispositivo, la entrega pasa por el servicio de tu sistema operativo o navegador (Apple, Google o Mozilla, según el dispositivo que tú elijas). Estos servicios reciben un código identificativo del dispositivo y un mensaje cifrado que no pueden leer (estándar Web Push). Para Google, la transmisión está cubierta por la decisión de adecuación UE-EE. UU. (Data Privacy Framework). Puedes desactivar las notificaciones en cualquier momento sin consecuencias sobre la relación laboral.
Los datos pueden además comunicarse, cuando la ley lo prevé, a asesores laborales, entidades de seguridad social y de seguros y autoridades públicas, que actúan como responsables autónomos. Ningún dato se cede a terceros con fines de marketing, elaboración de perfiles o entrenamiento de sistemas de inteligencia artificial.
5. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?
| Datos | Conservación |
|---|---|
| Datos personales y datos de la relación laboral (turnos, horas, ausencias) | duración de la relación + 10 años (plazos civiles y contables) |
| Copia del documento de identidad | duración de la relación + 5 años |
| Certificados profesionales | duración de la relación + 5 años (el histórico de las renovaciones documenta la aptitud a lo largo del tiempo) |
| Fotografía | eliminada al cesar la relación en un plazo de 30 días, salvo obligaciones específicas |
| Mensajes del chat | durante toda la duración de la relación laboral. ⚠️ El chat es por diseño acumulativo: los mensajes no son modificables ni eliminables — ni siquiera por quien los ha escrito, oficina incluida — porque sirven para reconstruir los acuerdos alcanzados sobre un turno. Al cesar la relación se eliminan junto con los demás datos no sujetos a obligaciones de conservación |
| Registro de las operaciones | 5 años, por seguridad y responsabilidad proactiva |
| Cuenta desactivada | los datos identificativos mínimos permanecen asociados a las operaciones históricas para la integridad del registro; el resto se elimina o se anonimiza al cabo de 10 años |
| Turnos cerrados | 10 años: las horas cerradas se convierten en la base de la retribución y de la facturación al cliente, por lo que siguen los plazos contables y no son suprimibles a petición |
| Copias de seguridad | rotación automática: las copias caducan en un plazo de 30 días |
Al vencimiento, los datos se suprimen o se anonimizan. La supresión se propaga a las copias de seguridad con su rotación natural (30 días como máximo).
6. ¿Cuáles son tus derechos?
Tienes derecho a obtener el acceso a tus datos, la rectificación de los inexactos (muchos puedes corregirlos directamente desde tu ficha en la aplicación), la supresión en los casos previstos por el art. 17 del RGPD, la limitación del tratamiento, la portabilidad de los datos que has facilitado, y a oponerte a los tratamientos basados en el interés legítimo.
Para ejercerlos escribe a privacy@wfbservice.it: recibirás respuesta en 30 días. El ejercicio de tus derechos no puede conllevar ninguna consecuencia negativa sobre la relación laboral.
Si consideras que un tratamiento infringe la normativa, puedes presentar una reclamación ante la autoridad italiana de protección de datos (www.garanteprivacy.it).
Nota de transparencia: algunos datos no pueden suprimirse mientras la ley imponga su conservación (p. ej. los datos necesarios para los trámites fiscales y de seguridad social). En ese caso recibirás una respuesta motivada con la indicación de qué se ha suprimido y qué no, y por qué.
7. ¿Cómo protegemos tus datos?
Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, como exige el art. 32 del RGPD: conexiones siempre cifradas; contraseñas conservadas solo de forma cifrada no reversible y autenticación en dos pasos obligatoria para el personal de W.F.B. Srl; accesos perfilados por función y por centro; datos de cada empresa aislados de los demás; bloqueo automático tras unos pocos intentos de acceso fallidos; copias de seguridad diarias, verificadas y conservadas también en un proveedor externo de forma cifrada; registro de las operaciones relevantes; vigilancia continua de los sistemas.
La lista completa y actualizada de las medidas está recogida en un documento técnico que puedes solicitar en cualquier momento escribiendo a privacy@wfbservice.it.
Ningún sistema informático puede considerarse seguro al 100 %, y la ley no lo exige: la obligación es adoptar medidas adecuadas al riesgo y saber demostrarlo, no garantizar un resultado absoluto. Si a pesar de las medidas se produjera una violación de tus datos:
- la notificamos a la autoridad italiana de protección de datos en un plazo de 72 horas desde que tenemos conocimiento de ella, en los casos previstos por el art. 33 del RGPD;
- te lo comunicamos directamente y sin dilación si la violación conlleva un riesgo elevado para tus derechos (art. 34 del RGPD), indicándote qué ha ocurrido, qué datos están implicados, qué consecuencias son posibles y qué estamos haciendo;
- registramos lo sucedido, incluso cuando la notificación no es debida.
8. Actualizaciones de esta política
Esta política está versionada: cada modificación produce una nueva versión, con fecha, y la plataforma te pide que tomes conocimiento de ella en el primer acceso posterior. Las versiones anteriores quedan registradas: siempre puedes saber qué texto has visto y cuándo, desde la sección «Consentimientos» de tu perfil.
PARTE B — Personas de contacto de las empresas clientes
En resumen (primer nivel)
Quién: W.F.B. Srl es el responsable del tratamiento de los datos de las personas de contacto y de los usuarios del portal. Qué: datos de contacto profesionales y datos de la cuenta del portal. Por qué: gestionar la relación de servicios entre W.F.B. Srl y la empresa para la que trabajas. Dónde: todos los datos permanecen en servidores dentro de la Unión Europea. Derechos: acceso, rectificación, supresión y los demás derechos del RGPD, con respuesta en 30 días.
1. ¿Quién trata tus datos?
El responsable es W.F.B. Srl, Via Romolo Gessi 13, 20146 Milán (MI), Italia, NIF IT04724770237, correo de contacto: privacy@wfbservice.it.
W.F.B. Srl usa la plataforma MUNUS+ para gestionar las solicitudes de servicio, los turnos y los informes hacia sus clientes. Tú accedes al portal como persona de referencia de la empresa cliente para la que operas.
2. ¿Qué datos tratamos y por qué?
| Categoría | Para qué sirven | Base jurídica |
|---|---|---|
| Datos de contacto profesional: nombre, apellidos, cargo en la empresa, correo, teléfono | Mantener las relaciones operativas y comerciales con la empresa que representas (solicitudes de servicio, informes, comunicaciones) | Ejecución del contrato con la empresa cliente (art. 6.1.b) e interés legítimo en las relaciones comerciales ordinarias (art. 6.1.f) |
| Datos de la cuenta del portal: correo de acceso, contraseña (conservada solo de forma cifrada no reversible), eventual segundo factor, fecha del último acceso | Permitirte acceder al portal de forma segura | Contrato (art. 6.1.b); interés legítimo en la seguridad (art. 6.1.f) |
| Actividad en el portal: solicitudes de servicio creadas, confirmaciones de los informes (con registro de quién confirma y cuándo), tomas de conocimiento de los documentos legales | Prestar el servicio y documentar las aprobaciones con valor probatorio | Contrato (art. 6.1.b) |
La aportación de los datos de contacto es necesaria para operar en el portal: sin ellos, la empresa que representas puede recibir igualmente los servicios a través de los canales tradicionales.
No tratamos tus datos con fines de marketing ni de elaboración de perfiles.
3. Qué ves tú y qué vemos nosotros
El portal muestra solo los datos de la empresa para la que operas: sus solicitudes, sus centros, sus informes. Por confidencialidad hacia el personal, por regla general los nombres del personal empleado en los turnos no son visibles y los resúmenes nunca contienen nombres.
4. ¿A quién se comunican los datos?
Los mismos proveedores técnicos de la plataforma, vinculados por contratos conforme al art. 28 del RGPD:
| Sociedad | Función | País |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | servidores, base de datos, almacenamiento | Alemania (UE) |
| Backblaze Inc. | copias de seguridad cifradas antes del envío | Países Bajos (UE) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | envío de correos (invitaciones al portal, informes, avisos) | Francia (UE) |
Todos los proveedores tratan los datos en la Unión Europea. Para las notificaciones push vale lo descrito en la política general: entrega a través del servicio de tu dispositivo (Apple/Google/Mozilla) con contenido cifrado que el servicio no puede leer.
5. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?
| Datos | Conservación |
|---|---|
| Datos de contacto | duración de la relación con la empresa cliente + 2 años |
| Cuenta del portal | hasta la revocación del acceso por parte de W.F.B. Srl o de la empresa + 2 años |
| Informes confirmados y registros de las aprobaciones | 10 años (relevancia contable y fiscal) |
| Copias de seguridad | rotación automática en 30 días |
6. ¿Cuáles son tus derechos?
Acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición a los tratamientos basados en el interés legítimo. Escribe a privacy@wfbservice.it: respuesta en 30 días. Puedes presentar una reclamación ante la autoridad italiana de protección de datos (www.garanteprivacy.it).
Si ya no eres la persona de contacto de la empresa cliente, comunícanoslo: desactivaremos la cuenta y conservaremos solo lo necesario para documentar las operaciones ya realizadas.
7. Seguridad y actualizaciones
Valen las mismas medidas descritas en la Parte A: conexiones cifradas, accesos perfilados, autenticación en dos pasos obligatoria para el personal de W.F.B. Srl, aislamiento de los datos por empresa, copias de seguridad cifradas en un proveedor externo, registro de las operaciones. La lista completa está recogida en un documento técnico que puedes solicitar escribiendo a privacy@wfbservice.it.
Ningún sistema informático puede considerarse seguro al 100 %: la normativa impone medidas adecuadas al riesgo y la capacidad de demostrarlas, no un resultado absoluto. En caso de violación de los datos, la notificamos a la autoridad en un plazo de 72 horas en los casos previstos (art. 33 del RGPD) y la comunicamos directamente a las personas interesadas cuando conlleva un riesgo elevado para sus derechos (art. 34 del RGPD).
Esta política está versionada: cada modificación produce una nueva versión y el portal te pide que tomes conocimiento de ella en el primer acceso posterior.
Documento actualizado a 30 de agosto de 2026.